茂名市档案局

工作的同时，以高度的责任感和对历史、对人民高度负责的精神，在百忙中挤出时间按时按质按量做好这项工作。在新的综合楼峻工乔迁之前，把积存多年的各门类档案收集、整理好，再由档案室组织人力验收入库。共完成整理归档会计档案9512卷，文书档案1725卷，使历年所积存的档案材料得到了一次较为全面、彻底的清理，为我局今后充分利用档案资源打下了坚实的基础，
六、基层财政所全面开展建档工作
去年，我市财政系统各基层所均已设立专兼职档案员，设立了专门的档案室库，健全档案管理制度，落实“八防”和“三铁”，所有财政所都已完成了会计档案的建档工作，过半以上财政所完成了文书档案的整理工作。至目前止，据不完全统计已完成了文书档案1340盒共3588卷，会计档案5075盒共26254卷，从而使我市财政结算工作适应了新形势的要求，走上了一个新的台阶。
七、抓档案硬件建设，确保档案安全保管
一是加强基层财政所硬件建设。我局统一部署，要求各财政所(结算中心)配备专用的档案室。局在经费十分紧缺的情况下，仍挤出20多万元资金，为各基层财政所添置档案柜共80多套，各种档案盒、卷皮、档案目录、标签一批，并对各财政所的档案室进行了必要的维修，落实了档案管理的“八防”和“三铁”措施。二是建设好局机关综合档案室。在新办公楼二楼安排100多平方米作为档案室库，装上防光窗帘，“三铁”齐全，通过政府采购招标投入资金19万多元购置档案密集架18列 105立方米，新购计算机一台及档案管理软件一套，打印机一台，较大程度地改善了档案管理工作环境。
八、建章立制，规范管理
（一）建立财政所档案管理制度。分别有《会计档案归档制度》、《文书档案归档制度》、《借阅利用制度》、《保密制度》、《鉴定销毁制度》、《档案保管制度》、《档案员岗位责任制》等，局档案室统一发放借阅登记簿、销毁清册、移交清册等。
（二）建立机关档案管理制度。2006年9月，编制《高州市财政局综合档案管理制度汇集》，发放到各科股室，严格按照有关规定执行，使全市财政系统档案管理迈上规范化、科学化和制度化的新台阶。
九、加强财政档案资源的开发利用，服务社会
一是编有健全的档案目录，箱柜标上指引卡，便于查找和利用。二是局机关及石鼓财政所实行了电脑检索，准确快速。三是积极开展编研史料工作，局机关、石鼓财政所、东岸财政所等已编有《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》等史料。四是依法提供档案信息资源，为财政、税务、审计、纪检监察、公检法司及社会各界服务，为严肃财经纪律，维护国家财产起着不可或缺的作用。
2006年，我局虽然在档案工作中做了一些工作，取得了一点点成绩，但还存在着一些这样那样的问题，但我们有决心在新的一年里，鼓足干劲，总结经验，及时采取切实有效措施，将档案工作做得更好，促进我市财政工作不断进步，为社会各界提供优质服务。

抓好档案管理工作促进社会和谐发展
中共大井镇委员会大井镇人民政府

大井镇位于高州市西北部，辖14个村委会和1个居委会，总面积134平方公里，人口5万人。近年来，大井镇党委、政府严格按照《档案法》、《广东省档案管理规定》的要求，在市档案局的指导下，切实抓好镇村两级档案的管理工作，注重档案的开发利用，促进了全镇社会的和谐稳定发展。
一、提高认识，加强档案工作的力度
档案工作是党和国家的一项重要事业，做好档案工作为镇中心工作顺利开展提供了有力的保证。我镇党委、政府高度重视档案工作，在2006年初专门召开了档案工作会议，使镇村干部充分认识档案工作的重要性、长期性、艰巨性，扎扎实实地把档案工作做好。我们坚持强化领导责任，强化责任意识，认真落实领导干部档案工作责任制。档案工作领导小组由一名副镇长任组长，党政办公室主任任副组长兼档案室主任，成员由党政办、社会事务办、经济建设办、农业办、规划建设办、计划生育办各抽一名干部组成，具体业务由档案员黄小梅负责，并且明确各办（部门）负责人为该办公室（部门）的档案第一责任人。
二、健全制度，确保档案工作有序开展
我镇根据档案法规，先后健全了《文书处理制度》、《档案保管制度》、《档案借阅利用制度》、《档案岗位责任制考核制度》等档案工作管理制度。确保了我镇档案工作的规范化、制度化建设，为档案的开发利用、依法治档打下了坚实基础。
三、加强文件材料收集，提高案卷质量
（一）加强文件材料收集，保证文件材料的齐全完整。档案材料的齐全完整，是档案查找利用的根本。全镇干部职工加强文件材料的收集意识，应收集的及时收集，对有归档利用价值的不能错过，无价值的绝不归档。为及时、齐全完整地收集好各门类档案材料，我们采取了以下几项措施：一是建章立制，不断完善档案管理办法、规定，明确各门类档案材料的收集范围和保管期限；二是抓好文件形成或来源的源头关。收发文登记的文件（红头文件）按文号逐件逐页地清查，特别注意每份文件的附件、底稿及与之相关联的文件材料是否漏掉，同时加强其它材料的跟踪收集（比如总结计划、报表、会议记录等），定时或不定时地将文件材料及时收集起来；三是档案员主动、提前介入，全程跟踪，文件材料一旦办理完毕，及时组织检查验收归档。避免了各部门送什么材料就归档什么、有多少材料就归档多少材料的现象。
（二）加强整理，提高案卷质量。在立卷过程中，我镇采取集中人员、集中时间、集中材料的“三集中”办法认真完成立卷工作，使用市档案局标准卷皮材料，集中时间认真整理立卷，使案卷达到了高质量、高标准。
四、改善设施，加大硬件建设
为了进一步改善档案工作的环境，保证档案工作的顺利开展，我镇专门腾出一间面积较大的房间作为档案室，并在经费极其困难的条件下，筹措资金2万多元为档案室添置了档案箱柜、温湿度计、灭火器、电风扇、裱糊设备、收录机、照相机等设备，“三铁”齐全， “八防”落实，确保了档案无丢失、霉变、褪色、虫蛀、污损等现象。
五、多管齐下，夯实村级档案业务基础
我镇在抓好机关档案管理的同时，同步抓好村级档案管理工作。主要做到“四个一”：一是召开了一个村支书、文书参加的村级档案专门会议，传达市档案会议及文件精神，要求各村务必重视，扎实地做好材料归档工作；二是举办了一个文书参加的村级档案员业务学习班；三是由镇党政办及市档案局业务股组织，对各村自2005年以来档案材料进行整理；四是组织了一次各村档案集中检查，由镇档案员逐一检查、查漏补缺，补充完善。
六、加强管理，搞好开发利用
档案是历史的真实记载，档案工作必须围绕全镇大局，及时提供准确、齐全、有利用价值的档案，促进镇中心工作的开展。档案员定期或不定期地对档案室进行检查，每日对库房湿度进行记录，注意室温调控。档案室编有档案目录、档案指引卡等，档案员坚持做好查阅登记，对借阅人员热情服务，调档迅速准确，充分发挥了档案的作用，为镇各项工作提供了优质的服务。
2006年初，在洛湛铁路征地丈量工作中，清垌村委会新屋村小组与沙地村委会上垌村小组有一座山岭有争议，要求镇帮助解决。两个村小组的组长在镇有关工作人员的带领下，到镇档案室查阅了四十多年前相关的档案材料，证实该山是沙地村委会上垌村小组的，在档案面前清垌村委会新屋村小组不得不尊重历史事实。
一年来，全镇到镇档案室查阅档案资料166人次，为群众解决纠纷89宗，挽回经济损失达56万多元，协助劳动等有关部门帮助下岗失业人员重新就业126人。档案在为发展大井镇和谐农村，促进全镇社会稳定和发展发挥了应有的作用。

高标准做好档案验收工作
推动档案工作规范化、电子信息化进程
茂名石化公司档案馆李华毅

茂名石化公司是目前全国最大的炼油化工生产企业之一，有1350万吨/年炼油量和100万吨/年乙烯产量的能力。在生产建设当中，产生大量工程改扩建方面的技术档案资料。在各个施工管理及建设单位支持下，公司档案人员认真做好档案资料的收集、整理归档工作，为在日后生产、维修、抢修设备装置改造中创造了条件。
中石化集团公司为了更进一步推动中石化企业工程建设档案规范化、信息化，根据国家相关法规，结合石化行业特点，牵头并主编了《中华人民共和国行业标准》（SH3503-2001）《石油化工工程建设交工技术文件规定》，由国家经贸委颁布实施。该规定中对工程交工档案资料收集、整理、归档各个环节，各个部门所负的责任、工作的质量、归档的时间都有明确要求。同时，根据信息化的发展进程，设计部门已采用计算机绘图的实际，要求归档的终版图一改传统的在竣工图上更改的做法，改变过去在一张最终版图上这修那改，多的有十几处，改得眼花瞭乱，使用起来很费劲，同时也不美观的实际。SH3503-2001规定要求在设计最终修改完毕后，由计算机出最终版竣工图，这样，确保归档图纸档案的质量及图纸外观美观整洁。同时，集团公司办公厅还要求逐步实现交付归档的最终版图电子版，从而推动档案信息化进程，方便设计施工及生产检维修部门查阅、调卷，也利于档案纸质、电子文件共存。
但在实践中，由于提供最终版图和电子版涉及在设计合同中就要写入条款，而且要投入相当大的费用，所以执行中往往不到位。工程部门从工程费用考虑，尽量压低工程成本；设计部门从“省事”考虑，如合同上没有签定要求、也不考虑出最终版竣工图，所以工程档案就往往按传统验收标准验收，因为传统验收办法国家也未明文废止，还在执行中。虽然档案人员要求工程交工资料执行SH3503-2001新标准，跟上石化行业步伐，提高档案质量，但由于有关部门支持不够，难以落实，这就造成在档案验收中，最终版图难以达到SH3503-2001标准的要求，长期下去势必影响档案质量及档案信息化进程。为了推动这项工作，茂石化公司负责档案工作的各级领导及档案人员，决心改变这种局面，克服困难，多方积极做工作，争取相关部门配合支持，在各种工程验收会、协调会上提出执行SH3503-2001标准的重要性、必要性，同时在档案验收中，明确表示要按要求严格把关。在公司领导重视和支持下，目前这项工作已得到有效落实。在乙烯100万吨/年改扩建中，落实了最终版图费用近百万元。在近期炼油改扩的项目中，也列入协调会议事督办日程，对口部门负责督促落实。而且在会议纪要中写入，明确在今后的工程项目中，都要按SH3503-2001标准规定要求将归档的最终版施工图写入设计合同，同时保证必须的费用。这使得贯彻执行SH3503-2001的规定，提高档案归档工作的质量及推动档案信息化工作有了保证。
在实践中，我们感觉到，推动一项工作需要各级领导部门的支持，档案人员只要努力主动工作，克服各种困难，就能不断推动档案工作向前发展，促进档案事业的顺利发展

【档案论坛】

谈档案材料收集的误区与对策

档案材料收集是按照有关规定及材料的保存价值，对处理完毕后的文件材料进行甄别，将应归档的文件材料收集齐全的过程。档案材料收集是做好归档工作不可缺少的一道工序。不论采用传统的立卷方法还是运用单份归档方法，都必须先把档案材料收集好才能进行归档。但目前有些单位档案材料收集工作存在着马虎、随意、敷衍了事的问题，收集工作出现了一些偏差，影响了档案工作的质量。在此浅谈一下档案材料收集中出现的误区与对策。
一、档案材料收集工作出现的误区
由于档案意识淡薄，管理制度不健全，档案人员业务不够熟悉等原因，在档案材料收集工作中往往存在如下误区：
误区一：机密、秘密材料，不肯移交归档。按规定本机关党组织工作活动中形成的文件材料、干部任免材料以及科学技术管理的专业文件材料等属归档范围的都要收集归档，但一些单位档案员却错误地认为，党政班子会议记录、干部职务任免、科技研究材料等是秘密、机密材料应由专人保管，移交归档后可能会泄密，不肯移交归档。而管理这些材料大多数是有一定职位和掌握一定权力的人，档案员怕得罪领导，一旦催收未果也只好放弃。
误区二：经常利用的材料，不愿意移交归档。因工作需要一些文件材料要经常对照参考执行，如工作业务管理规定、单位的管理规章制度、计生、人事、工资福利等材料都是经常需要参考利用的，所以掌握这些材料的人大多数都不愿意移交，有怕移交出去会对工作造成不便、影响办事效率等思想顾虑。
误区三：人员变动，材料未及时移交归档。一些单位人员变动频繁，几年时间，一把手就换了几任，部门负责人也是三年换两。由于人员变动大，加上一些人走得匆忙，又不按档案管理规章制度把文件材料进行移交，出现“人调走文件材料也跟着散失”的怪现象，导致文件材料收集不齐全，造成不应有的损失。
误区四，公务繁忙，忘记把材料移交归档。某些领导身居要职公务繁忙，很容易忘记把文件材料移交归档，积压在抽屉里，等到清理抽屉时，才把一堆文件材料拿出来。如果想把这些错过了归档时间未整理的材料插入已整理组卷的档案中，就要逐份文件分年度、分问题，再放到相应年度、相同问题的案卷里，就必须拆卷，重新编目、拟写案卷题名等，完成这一系列繁锁复杂的工作，工作量比原来组卷的工作量还要大。
误区五：红头文件材料，一概收集归档。个别单位的档案员，因没有经过档案专业知识培训，缺乏档案专业知识，不熟悉业务，收集文件材料全凭个人感觉。不论是需要贯彻执行的重要文件还是要求征订报刊的临时性通知，不论是本单位内设机构、人员编制、人员任免的文件还是上级部门成立临时机构、成员调整的文件，不论保存价值的高低，只要是红头文件就一概收集归档，因而制造了不少的“垃圾案卷”，造成大量的资源浪费，增加了档案保管保护成本。
误区六：帐外文件材料，漏了收集归档。按要求凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，但有些单位只注意收集《收发文登记簿》登记的文件材料归档，没登记的文件材料就漏了收集归档，如单位的工作总结、计划、报表、干部职工名册、会议记录、各种会议材料等忘记收集归档，档案材料收集不够完整齐全。
二、避免档案材料收集出现误区的对策
为使档案材料收集工作按照有关规定的要求顺利地开展，避免收集工作出现误区，保证收集渠道畅通，确保应归档的材料收集齐全，其对策是“增强档案意识、健全管理制度、拓宽收集方式、提高业务素质”。
对策一：增强档案意识。从上述材料收集中出现的不肯交、不愿交、忘记交等现象，说到底是档案意识不强所致。要让全社会都来关心和支持档案工作，就要增强人们的社会档案意识，提高档案对单位、对社会的重要作用的认识。措施之一是要加大档案法律法规宣传力度，让人们知道档案收集移交工作是《档案法》等法律法规规定的一项工作，做好档案工作是各级党委、政府和各单位的责任和义务；让领导干部明白档案工作也是单位各项工作的重要组成部分，是依法行政、提高办事效率不可缺少的基础性工作。措施之二是要做好档案利用服务工作，发挥档案在“三个文明”建设的重要作用。档案人员应及时主动热情地为工作开展提供所需的档案信息。只有使人们认识到档案可以为工作查考、编史修志、发展经济提供真实素材，可以为解决各种难题、矛盾纠纷提供凭据性材料，可以提高办事效率和工作质量，可以为社会和单位创造巨大的经济效益和社会效益，让他们感受到档案的重要性，社会档案意识才自然会提高。
对策二：健全管理制度。俗话说：“没规矩，不成方圆”。档案材料收集工作也是如此。目前有些单位虽然有档案管理制度，但对各类档案材料的收集制订不够具体详细，操作性不强，材料收集工作缺乏规范化。要使收集工作有章可循，就要制订各门类档案材料收集制度，要具体明确规定材料的收集范围、责任人、移交时间、交接手续，以及奖惩办法等一系列完善的管理制度，规范各门类档案材料收集工作。各部门必须按照管理制度严格执行，由自身做起，由领导做起，人人都要遵守档案管理规章制度，为档案材料收集移交工作建立起各司其职、各负其责、做好有奖、违者受罚的管理机制，把应归档的材料收集齐全，共同把档案材料收集工作做好，
对策三：拓宽收集方式。由于档案材料收集工作难度大，涉及面广，除了要严格执行制度，档案员还应拓宽收集方式，采取灵活的措施，想方设法及时把档案材料收集齐全。措施一，必要时将文件材料多复制一套，正件移交归档，复制件留做工作查考，这样可有效解决因文件材料移交后对工作查考带来的不便；措施二，即时收集两套材料，本单位制发的文件和重要的材料，要收集两套，其中一套归档保存，另一套为工作利用或做发文汇编保存，这样既保证档案材料收集及时、齐全，又确保了档案的安全和方便利用；措施三，收集工作要提前介入。档案人员不要等到年底才去收集，应随时把处理完毕的材料收集积累好，既减轻一次性收集的难度和工作量，又避免因文件材料收集不及时而造成散失。
对策四：提高业务素质。档案人员素质的高低直接影响档案材料收集工作和归档质量的好坏，档案员具备良好的政治素质和业务素质是做好档案材料收集和归档工作的保证。各级党委、政府和各单位领导都要关心、支持档案人员的工作、学习、生活，帮助他们解决档案工作中的实际困难，千方百计提高他们的素质。档案部门也要根据本地的实际，采取多种方式举办各种业务培训班，有计划地、有目的地对档案人员分期分批进行业务培训，提高档案人员的档案理论知识水平和业务操作能力。档案员要树立对历史负责、对人民负责和敬业爱岗的奉献精神，增强责任感、使命感，积极参加档案业务知识学习，刻苦钻研业务，善于总结提高，不断提高档案专业水平，并勇于创新，适应档案事业发展的需要。（怀集县档案局梁林生）